موظف متابعة الآليات والحوادث التشغيلية

يساهم شاغل المنصب في دعم استمرارية عمليات النقل والخدمات اللوجستية من خلال ضمان جاهزية الملفات الخاصة بالآليات، ومتابعة الحوادث والمخالفات والأضرار، والتنسيق مع الجهات الداخلية ذات العلاقة، وفق أنظمة الشركة وإجراءاتها المعتمدة.

المؤهلات لمطلوبة:

• شهادة جامعية أو معهد متوسط
• خبرة عملية من سنتين إلى ثلاث سنوات في متابعة الآليات أو الحوادث أو المعاملات الإدارية والتشغيلية.
• معرفة جيدة بالإجراءات المتعلقة بالآليات والحوادث والوثائق الرسمية.
• قدرة جيدة على إعداد التقارير وتنظيم الملفات والسجلات.
• إجادة استخدام برامج Microsoft Office ، وبالأخص Excel و Word
• الاستعداد للقيام بزيارات ميدانية أو متابعة الحالات الطارئة عند الحاجة.
• إلمام بأساسيات التأمين وإدارة المطالبات يعتبر ميزة إضافية.
• امتلاك رخصة قيادة سارية يعتبر ميزة إضافية.

المهارات المطلوبة:

• القدرة على تنظيم كميات كبيرة من الوثائق والبيانات.
• الدقة في إدخال المعلومات ومراجعة المستندات.
• القدرة على إعداد تقارير واضحة وموثقة.
• القدرة على ترتيب الأولويات وفق درجة أهمية الحالة وتأثيرها على التشغيل.
• الالتزام بالسرية.

1. متابعة معاملات الآليات:
• متابعة الوثائق الرسمية الخاصة بآليات الشركة، بما يشمل الوثائق المرورية والتشغيلية والتأمينية وفق الأنظمة النافذة.
• إعداد سجل مركزي ومحدّث لكل آلية يتضمن أرقامها، نوعها، ملكيتها، وثائقها، تواريخ التجديد، وأي ملاحظات مرتبطة بها.
• متابعة مواعيد انتهاء الوثائق والتنبيه المسبق للإدارات المعنية قبل انتهاء صلاحيتها.
• التأكد من حفظ النسخ الأصلية والإلكترونية للوثائق بطريقة منظمة وسهلة الرجوع إليها.
• متابعة أي تغييرات تطرأ على وضع الآلية، مثل نقل الملكية أو تغيير البيانات أو خروجها من الخدمة أو نقلها بين المواقع.
• رفع التقارير الدورية حول الآليات التي تحتاج إلى إجراء أو تحديث أو معالجة.
2. متابعة حوادث الآليات:
• استقبال بلاغات الحوادث المتعلقة بآليات الشركة وتسجيلها فورًا وفق النموذج المعتمد.
• جمع المعلومات الأساسية للحادث، مثل مكانه وزمانه، الآلية والسائق المعنيين، الأطراف الأخرى، الأضرار، والشهود إن وجدوا.
• التأكد من استكمال محاضر وتقارير الحوادث والوثائق المؤيدة لها.
• إعداد ملف مستقل لكل حادث يتضمن كامل المراسلات والتقارير والصور والوثائق والإجراءات المتخذة.
• رفع الملاحظات التي تساعد على الحد من تكرار الحوادث أو المخالفات
• متابعة أي معاملات أو متطلبات إجرائية مرتبطة بمواقع الشركة وآلياتها وعملياتها التشغيلية.
• التنسيق مع مدير المواقع والمشرفين لضمان توفر الوثائق والسجلات المطلوبة.
• متابعة المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بالآليات والحوادث والمواقع.
3. التنسيق الداخلي:
• العمل كحلقة وصل بين إدارة العمليات، وإدارة الأسطول، والصيانة، والمالية، والموارد البشرية، والإدارة القانونية عند الحاجة.
• التنسيق مع السائقين والمشرفين ومديري المواقع للحصول على المعلومات والوثائق في الوقت المطلوب.
• المحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بالحوادث والآليات والسائقين والشركة.
• عدم مشاركة أي معلومات أو مستندات خارج القنوات الرسمية المعتمدة.
4. التقارير والأرشفة:
• إعداد تقارير دورية عن حالة معاملات الآليات والوثائق منتهية الصلاحية أو القريبة من الانتهاء.
• إعداد تقرير شهري عن الحوادث المفتوحة والمغلقة، وأسباب التأخير، والتكاليف والملاحظات المتكررة.
• تحديث قواعد البيانات والسجلات الخاصة بالآليات والحوادث بصورة مستمرة.
• تنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني وفق نظام واضح يضمن سهولة الوصول إلى الملفات.